會(huì )議管理：提高企業(yè)效率重要手段

 

  張獻忠/文

會(huì )議是企業(yè)管理的一種手段，有著(zhù)重要的示范效應和傳導效應。會(huì )議的效率往往決定和影響著(zhù)企業(yè)的管理效率和經(jīng)營(yíng)效果，同時(shí)，它還對健康向上的企業(yè)文化形成具有重要的推動(dòng)作用。

毋庸諱言，現實(shí)工作中由于以會(huì )議代替工作、以會(huì )議代替執行現象的出現，從而導致企業(yè)工作執行不到位、責任不落實(shí)、失誤不追究事件時(shí)有發(fā)生。究其原因，這是長(cháng)期以來(lái)人們對會(huì )議成本意識缺失管理的一種疾病，更是企業(yè)管理浮躁現象的一種體現。一寸光陰一寸金，在現代社會(huì )中，由于競爭的嚴酷性和環(huán)境的復雜性，時(shí)間對身負企業(yè)發(fā)展重任的企業(yè)高級管理人來(lái)講更顯得寶貴。企業(yè)為解決現實(shí)中存在的一些**重要、**突出的管理和經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，通過(guò)開(kāi)會(huì )的形式匯聚管理層的思想和智慧、形成統一的認識和意志，繼而進(jìn)行步調一致的行動(dòng)，無(wú)疑是必須和必要的。但是，如果企業(yè)把有關(guān)人員集中起來(lái)，頻繁地開(kāi)會(huì )，**終又議而不決、決而不行，甚至行而無(wú)果，那么會(huì )議的成本就太昂貴了，這就像魯迅先生所說(shuō)的無(wú)異于謀財害命。

因此，加強會(huì )議管理、提高會(huì )議效率非常重要，它是提高企業(yè)管理效率的一個(gè)重要手段，我們有必要對其進(jìn)行科學(xué)研究，加以認真對待。筆者認為，對企業(yè)來(lái)講，不同的會(huì )議應有不同的要求。對于務(wù)虛會(huì )、表彰會(huì )、研討會(huì )等筆者暫且不講，單說(shuō)那些解決企業(yè)管理中存在突出矛盾和問(wèn)題的會(huì )議，對于這類(lèi)會(huì )議要格外予以重視和進(jìn)行要求，有必要制定基本的會(huì )議規定和流程。第一要明確會(huì )議議題。每個(gè)會(huì )議事先都要做到議題明確，議題內容要集中，議題不能過(guò)多，內容不要分散，這往往是會(huì )議成功的關(guān)鍵。第二要選好參加人員。必須選擇那些與會(huì )議議題有緊密聯(lián)系的人員、對解決問(wèn)題有用的人員，范圍不宜過(guò)大，要體現關(guān)聯(lián)性和有用性，必要的時(shí)候要體現集思廣益性。第三要事先準備。古人云“凡事預則立，不預則廢?！遍_(kāi)會(huì )的過(guò)程往往就是“運籌帷幄”的過(guò)程，因此，對每個(gè)參加會(huì )議的人員要提前明確告訴他們會(huì )議的議題，要求他們準備發(fā)言提綱，做到有的放矢、言之有物，這是提高會(huì )議質(zhì)量和效率的核心。第四要規定發(fā)言時(shí)間。時(shí)間決定效率，要根據議題的權重，根據各個(gè)參會(huì )人員的工作關(guān)聯(lián)度，對出席會(huì )議的人員發(fā)言分別控制在10分鐘至30分鐘以?xún)?，培養與會(huì )者在較短時(shí)間里輸出較大信息量的效率習慣。第四要確定節點(diǎn)。節點(diǎn)就是計劃，會(huì )議要對議題有解決的具體措施和時(shí)間要求，要服從市場(chǎng)競爭和企業(yè)全局工作的要求，就像軍事上的每次戰役對關(guān)鍵戰斗的部署和要求一樣，為了全局必須按節點(diǎn)完成工作任務(wù)。第五要落實(shí)責任。落實(shí)是召開(kāi)會(huì )議的出發(fā)點(diǎn)，是把決策變?yōu)樾袆?dòng)的關(guān)鍵環(huán)節。每次會(huì )議，必須把具體任務(wù)和節點(diǎn)準確無(wú)誤地落實(shí)到具體責任單位和責任人，做到不落實(shí)的會(huì )議不開(kāi)。第六加強督辦。毛澤東同志講過(guò)，抓而不緊等于不抓。督辦是抓好會(huì )議落實(shí)的重要手段，是落實(shí)工作的關(guān)鍵途徑。對關(guān)鍵性的工作，必須盯住不放、抓住不松，直到抓出成效、達到目的為止。

總之，我們要通過(guò)不斷創(chuàng )新會(huì )議管理，做到抓準矛盾，議而立決，措施得當，行動(dòng)果斷，責任落實(shí)，督辦有力，保證效果。只有這樣才能保證會(huì )議的成效，推動(dòng)企業(yè)管理效率不斷提高。

 

 

發(fā)表于 @ 2008年07月30日 15:41:00 |點(diǎn)擊數（）

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